Die Vertragsanalyse. Eine „wilde“ Sache?

Tipps zur Vorgehensweise in der Vertragsprüfung in Projekten des Anlagenbaus

 

26.02.2016. Jenseits der Feststellung des wechselseitig zwischen den Vertragsparteien geschuldeten Leistungssolls ist es wichtig zu identifizieren, welche Rechte und Pflichten das eigene Unternehmen im Rahmen des Vertrages hat und welche Chancen und Risiken daraus erwachsen. Bei Projektverträgen, die aus einer Vielzahl von Dokumenten bestehen, kann dies beliebig schwierig sein. Abhilfe schafft hier ein strukturiertes Vorgehen. Welches  das sein kann, darüber klärt der vorliegende Fachbeitrag auf.


1. Die Architektur des Vertrages verstehen.

 

Die in der Einleitung zu diesem Fachbeitrag erwähnten Vertragsdokumente in ihrer Vielzahl stehen meist nicht für sich alleine im Vertragskontext. Sie befinden sich in einer Wechselwirkung zueinander und sind hierarchisch in einer Rangfolge geordnet. Diese Rangfolge wird im Hauptvertragsdokument festgelegt. Es gilt hier nach einem Kapitel „Precedence of Documents“, „Priority of Documents“ oder ähnlichem Ausschau zu halten. Das Hauptvertragsdokument ist meist als „The Agreement“, „Contract Agreement“, „The Contract“, etc. bezeichnet. Es bekleidet meist Rang 1 der Vertragsdokumente. Ist dieses Dokument in den Vertragsdokumenten gefunden empfiehlt es sich eine Tabelle anzulegen, in der die Vertragsdokumente untereinander nach ihrem Rang aufgezählt werden. Für die Durchführung der Vertragsanalyse ist es praktisch diese Tabelle ausgedruckt neben die Vertragsdokumente auf einem separaten Blatt Papier  griffbereit zu haben. Eine typische Rangfolge von Dokumenten in einem Projektvertrag kann folgendermaßen aussehen:

 

Precedence of Documents

  1. The Contract
  2. Acts, regulations and standard requirements
  3. The Special Terms and Conditions
  4. The General Terms and Conditions
  5. Technical Specifications & Test Programme
  6. Prices
  7. Documentation
  8. Contract time schedule
  9. Guarantee forms
  10. Contractor´s offer

 

Warum ist eine solche Rangfolge in Vertragsdokumenten üblich? Die Antwort ist relativ einfach. Weil zum Beispiel ein Standard für einen solchen Vertrag beim Auftraggeber des Projektes vorhanden und üblich ist. Dieser Standard wird durch die „General Terms and Conditions“ an Rang 4 oben repräsentiert. Es ist entweder ein eigen entwickelter „Hausstandard“ des Auftraggebers oder es ist eines der international gängigen Vertragsmuster wie FIDIC-Silver Book, -Red Book oder NEC3, IChemE, etc.pp. Die projektspezifischen Anpassungen werden dann im Vertragsdokument „Special Terms and Conditions“ an Rang darüber vorgenommen. In den „Special Terms and Conditions“ werden nur diejenigen Vertragsparagraphen, die den Vertragsparteien als nicht geeignet erscheinen. Alle anderen Paragraphen werden als „unverändert“ gekennzeichnet. Hier wird jetzt auch klar, warum die Vertragsdokumente hierarchisch verstanden werden müssen. Eine Regelung in einem jeweils höherrangigerem Vertragsdokument „überspielt“ im Widerspruchsfall eine Regelung in einem niederrangigeren Vertragsdokument. Ein weiterer Grund ist, dass Verträge fachdisziplinenübergreifend erstellt und verhandelt werden. Vertragsgestaltung ist eine Teamaufgabe. Da nicht jeder im Team alle Aspekte des Vertrages überschauen kann, muss eine Vereinbarung für den Fall des Widerspruchs her: Die „Rangfolge der Vertragsdokumente“.

 

2. Das wechselseitig vertraglich geschuldete Leistungssoll identifizieren.

 

Verträge sind also von „oben nach unten“ zu analysieren; d.h. es führt höchstwahrscheinlich zu Fehlinterpretationen des Vertrages, wenn man sich nur ein Dokument aus dem Vertrag herausgreift und davon ausgeht, der Inhalt sei „der Weisheit letzter Schluss.“  Nähme sich ein Konstruktionsingenieur nur das Dokument „Technical Specifications & Test Programme“ (Rang 5) als Grundlage für seine Entwurfsarbeit, würde er mit größter Sicherheit seinen Teil der Anlage nicht vertragskonform konstruieren, da ihm sowohl höherrangige technische Anforderungen aus dem Dokument „Acts, regulations and standard requirements“ (Rang 3) entgehen würden, wie auch niederrangigere Anforderungen aus dem Dokument „Contractor`s offer“ (Rang 10).

 

WICHTIG: Das wechselseitig geschuldete Leistungssoll beinhaltet Technik, Geld und Zeit. Vorstehend dargestellte Lesart des Vertrages gilt also auch für die Aspekte Geld und Zeit.

 

3. Es kommt anders als man denkt. Der vertragliche Umgang mit Änderungen, Störungen und Abweichungen im Projekt.

 

Die Realität in der Projektabwicklung ist geprägt von sich immer wieder ändernden Rahmenbedingungen. Der Auftraggeber erkennt, dass seine ursprünglich gewünschten (und im Vertrag definierten) Merkmale der Anlage in Teilen doch nicht so passen; Komponenten mit langer Beschaffungszeit verzögern sich über Gebühr, Zufahrtsstraßen zur Baustelle, die der Auftraggeber fertigstellen sollte, sind nicht vorhanden; vielerlei kann passieren, was den Parteien im Projekt das Leben schwer und die Vergütungsfrage hierfür strittig machen kann. Das Vertragswerk sollte in diesem Zusammenhang eindeutige Regelungen halten. Halten Sie („von oben nach unten“) in den Vertragsdokumenten Ausschau nach Paragraphen, die den Umgang mit solchen Unwägbarkeiten zwischen den Vertragsparteien festlegen. Stichwörter könnten sein „Changes“, „Change order“, „Variations“, „Variation Order“, „Extension of Time“, „Compensation“. Enthält der Vertrag solche Festlegungen; halten Sie sich bitte stoisch daran, diese vertraglichen Vorgehensweisen einzuhalten. Tun Sie es nicht, drohen Ihrem Unternehmen möglicherweise Nachteile wegen Verletzung der Frist- oder Formerfordernis. Enthält der Vertrag solche Festlegungen nicht, ist aber schon rechtsgültig, versuchen Sie bitte mit Ihrem Vertragspartner einen entsprechenden Zusatz zum Vertrag schriftlich zu fixieren, dessen Rang innerhalb der Vertragsdokumente möglichst hoch sein sollte. Die Aussage „Wir werden uns schon einig“ ist schnell gesagt; wenn aber kein entsprechendes vertragliches Instrument diese Aussage unterstützt, ist sie auch schnell nichts mehr wert.

 

4. Es wird „wild“. Alle Aspekte des Vertrages schnell verstehen.

 

Nachdem der Vertragsgegenstand und der Umgang mit Änderungen, Abweichungen und Ablaufstörungen auf Basis des vorstehenden Vorgehens bereits verstanden wurde, kann man den Vertragsinhalt in vier Hauptaspekte unterteilen, die für die Analyse des Projektvertrages von besonderem Interesse sind:

 

  • W = Warranty (Gewährleistung)
  • I = Indemnity (Schadenersatz)
  • L = Liability (Haftung)
  • D = Delays (Verzögerungen)

 

Setzt man sich -sinnbildlich gesprochen- jetzt eine polarisierte Brille auf, beginnend mit der „W“-Brille, und liest den Vertrag von oben nach unten in der Rangfolge der Vertragsdokumente hinsichtlich der Gewährleistungsaspekte, so erhält man schnell einen guten Überblick über die diesbezüglichen Anforderungen (und enthaltenen Lücken) des Vertrages.  Dann folgen die „I“-, „L“- und „D“-Brillen in der Analyse des Vertrages hinsichtlich deren Aspekten.

 

Damit die Erkenntnisse vorstehender Lesearbeit später während der Projektabwicklung auch griffbereit und effizient handhabbar sind, ist eine geeignete begleitende Dokumentation der „Wild“-Analyse angeraten. Eine Tabelle in einer gängigen Tabellenkalkulationssoftware hat sich hierfür als praktikabel erwiesen, da diese auch elektronisch durchsuchbar ist. Es empfiehlt sich, diese Tabelle horizontal nach den „Wild“-Kriterien und vertikal nach den Vertragsdokumenten zu strukturieren. Somit ergibt sich die Möglichkeit Vertragswidersprüche und Vertragszusammenhänge innerhalb einer Tabellenzeile einem der „Wild“-Sachverhalte zuzuordnen und genau im Blick zu behalten. 

Diese Tabelle ist analysebegleitend auszufüllen.

 

5. Fazit. 

 

Vertragsanalysen sind eine „wilde“ Sache, wenn man sie mit dieser Vorgehensweise strukturiert betreibt. Aber diese Struktur ermöglicht es, sich schnell und umfassend einen Überblick über eine Vielzahl von wechselwirkenden Aspekten innerhalb eines komplexen Projektvertrages zu verschaffen. Auf den ersten Blick sicherlich aufwendiger als die bekannten bunten Klebezettel, die man an „interessante“ Stellen des Vertragsdokumentes heftet, aber um ein Vielfaches leistungsfähiger.

 

(Autor: Jürgen Hahn)