Das Leitbild des Contract & Claim Managements in Unternehmen

31.01.2016. Gäbe es den weltbesten Contract & Claim Manager, oder besser noch, würde man ihn finden und im eigenen Unternehmen einstellen können, was wäre seine Expertise wert? Würde er -oder sie- alleine signifikant die kaufmännischen Ergebnisse der Projektabwicklung verbessern können? Dies ist eher unwahrscheinlich, schließlich ist Projektabwicklung eine Teamaufgabe, genauso wie die Projektanbahnung. Deren integrale Bestandteile sollten Contract & Claim Management sein. Der vorliegende Fachartikel beleuchtet einige grundlegende Aspekte der nachhaltigen Verankerung von Contract & Claim Management in Unternehmen des industriellen Projektgeschäfts.

 

Warum überhaupt Contract & Claim Management systematisieren?

 

Contract & Claim Management im industriellen Projektgeschäft dienen u.a. dazu, Konsequenzen aus Abweichungen, Ablaufstörungen und Änderungen effizient und nachvollziehbar behandeln zu können. Contract Management während der Projektanbahnung („präventives Claim Management“) dient dazu, das zwischen den Vertragsparteien wechselseitig geschuldete Leistungssoll zu schärfen. Ebenso dient es u.a. dazu, ein vertragliches Instrumentarium zu schaffen, welches es ermöglicht mit eben jenen Abweichungen, Ablaufstörungen und Änderungen sachgerecht umzugehen und Kompensationsansprüche prüfen und feststellen zu können. Claim Management setzt auf dieser Basis auf; es ist quasi die Exekutive hierzu.

 

Wozu benötigt ein Unternehmen ein Leitbild für sein Contract & Claim Management?

 

Wenn Contract & Claim Management Teamaufgaben sind, so benötigen diese der Organisation. Diese Organisation ist notwendig, damit jeder einzelne an der Projektanbahnung und Projektabwicklung beteiligte Mitarbeiter im Unternehmen seine Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen („AKV“) im Rahmen des Contract & Claim Managements des Unternehmens für sein Arbeitsgebiet kennt und sicher anwendet. Um diese Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen im Sinne des Unternehmenserfolges richtig und redundanzfrei festlegen zu können, ist ein übergeordneter Handlungsrahmen für die an der Projektanbahnung / Projektabwicklung des Unternehmens beteiligten Mitarbeiter im Contract & Claim Management notwendig. Neben der Definition der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der Rolle eines Mitarbeiters im Contract & Claim Management hat dieser Handlungsrahmen zum einen das Ziel, von der jeweiligen Persönlichkeit geprägte, individuelle Vorgehensweisen Einzelner unternehmensweit zu verhindern und zu vereinheitlichen. Zum anderen dient dieser Handlungsrahmen dazu, Verlässlichkeit gegen über Vertragspartnern in der Projektanbahnung und -abwicklung sicherzustellen. Einen solchen Handlungsrahmen nennt man „Leitbild des Contract & Claim Managements“.

 

Wie entsteht das Leitbild des Contract & Claim Managements in einem Unternehmen?

 

Die Vorgabe dieses Leitbildes ist Aufgabe des Managements im Unternehmen. Es lässt sich definieren, indem die Führungsmannschaft drei Fragen beantwortet und diese Antworten an die an der Projektanbahnung und –abwicklung beteiligten Mitarbeiter kommuniziert:

 

1. Wie möchten wir, dass unsere Vertragspartner das Contract & Claim Management unseres Unternehmens beurteilen?
2. Welchen Anspruch hat unser Unternehmen an das Contract & Claim Management des eigenen Unternehmens?
3. Welche Ergebnisse möchte unser Unternehmen mit dem unternehmensweiten Contract & Claim Management in den Projekten erzielen?

Die Antworten auf diese drei Fragen sind entscheidend dafür, wie das künftige Leitbild des Contract & Claim Managements in einer Aussage aggregiert werden kann. In einem früheren Organisationsberatungsauftrag der 1155PM consultants GmbH hat sich unser Kunde das Leitbild „Erfolg durch Dialog“ gewählt. Ein klares Indiz dafür, dass Partnerschaftlichkeit gegenüber Kunden, Lieferanten und Kontraktoren ein hohes Gut ist. Aber eben auch ein Indiz dafür, dass unser Kunde nicht auf optimierte Projektergebnisse verzichten möchte. Sicherlich ist dieses von unserem Kunden gewählte Leitbild nur eines von vielen möglichen Leitbildern für das Contract & Claim Management im industriellen Projektgeschäft. Aber es scheint eine gute Wahl zu sein vor dem Hintergrund, dass besonders Claim Management oftmals einen negativen Ruf hat, da es scheinbar dazu dient, aggressiv die Interessen des eigenen Unternehmens zu wahren. Ein solchermaßen „ausgewogenes“ Leitbild trägt dazu bei, Schärfe und Aggression aus einem Claim („dem Konflikt“) zu nehmen und partnerschaftliche Beziehungen zu wahren.

 

Fazit

 

Es sollte oberstes Ziel von Unternehmen des industriellen Projektgeschäfts sein, Verlässlichkeit in der Projektarbeit gegenüber seinen Vertragspartnern zu zeigen. Einhergeht dieses Ziel mit dem Ziel kaufmännisch optimale Projektergebnisse zu erreichen. Zur Erreichung beider Ziele ist es unerlässlich, Einheitlichkeit im Vorgehen aller an der Projektanbahnung beteiligten Mitarbeiter, gleich welcher Fachdisziplin, sicherzustellen. Genauso ist es unerlässlich, das Leitbild des Contract & Claim Managements passend zum Geschäftsmodell des eigenen Unternehmens und zu seiner Marktposition zu wählen. Und nicht zuletzt ist es erforderlich, dass dieses Leitbild top-down durch alle Hierarchieebenen gelebt wird.  

 

(Autor: Jürgen Hahn)

 

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