Claim Management: Definition gesucht

Die bis Dezember 2008 gültige Norm DIN 69905:1997 "Projektabwicklung, Begriffe" definierte den Begriff "Claim Management" ("Nachforderungsmanagement") wie folgt:

"Ein Nachforderungsmanagement ist die Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen".

Warum vorstehende Definition aus der alten DIN 69905:1997 unseres Wissens nach keinen Nachfolger gefunden hat, erscheint nicht nachvollziehbar. So schlecht schien diese Definition doch nicht zu sein. Schließlich legte diese Norm doch fest, um was es im Nachforderungsmanagement geht; nämlich um den Umgang mit Ursache ("Abweichungen bzw. Änderungen") und Wirkung ("und deren wirtschaftlichen Folgen") von den Projektverlauf beeinflussenden Ereignissen.

Auf der Suche nach einer neueren, möglicherweise präzisieren, Definition des Begriffs "Claim Management" oder seiner Synonyme "Nachforderungsmanagement" und "Nachtragsmanagement" fanden wir im Glossar des Online-Magazins "Projektmagazin" in einem Beitrag von Herrn Dr. Georg Angermeier, einem Autor von Projektmanagement-Fachbüchern, seinen Kommentar, wie Nachforderungsmanagement im Projektgeschäft einzuordnen sei:

"Grundsätzlich stellt Nachforderungsmanagement einen Gegensatz zu partnerschaftlicher Zusammenarbeit dar, da es sich auf die Schuldfrage für Abweichungen fokussiert und nicht auf die gemeinsame Lösung von Problemen. Zudem bindet die Auseinandersetzung der Projektpartner über die Höhe und Rechtfertigung von Nachforderungen erhebliche Ressourcen."

Gläubiger haben ein besseres Gedächtnis als Schuldner.

Dr. Angermeier stellt mit seinem vorstehenden Glossareintrag im Projektmagazin das Claim Management ("Nachforderungsmanagement") als einen Gegensatz zu partnerschaftlicher Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer in der Projektabwicklung dar.  Er führt weiter in seiner Definition des Begriffes aus, dass Nachforderungsmanagement ("Claim Management") sich auf die Schuldfrage für Abweichungen fokussiert und nicht auf die gemeinsame (Auftraggeber und Auftragnehmer) Lösung von Problemen (im Projekt).

Dies verwundert jedoch nicht. Schließlich sollten die Parameter "Budget", "Termine" und "Qualität" eines Projektes mit den Methoden des Projektmanagements so von den Vertragsparteien gesteuert werden, dass die zwischen ihnen vertraglich vereinbarten Zielvorgaben des Projektes auch wie geplant erreicht werden.

Werden z.B. die vom Auftragnehmer im Projekt zu erledigenden Arbeiten ungeplant und unverschuldet mehr, so wird sein Projektbudget knapper und die Termine im Projekt laufen davon und/ oder die Qualität des Projektes leidet. Man nennt dies "Magisches Dreieck des Projektmanagements". Sind diese Arbeiten deshalb mehr geworden, weil er Konsequenzen von störenden Ereignissen im Projekt erleidet, für deren Ursache der Auftraggeber die Verantwortung trägt, so wird schnell klar, dass der Auftragnehmer diese Konsequenzen nicht stillschweigend hinnehmen kann. Er wird deshalb die terminlichen und kostenseitigen Konsequenzen der störenden Ereignisse durch Forderungen an den Auftraggeber zu kompensieren versuchen. Die Erreichung der Budget-, Termin- und Qualitätsziele im Projekt muss eben gesteuert werden.  Projektmanagement halt; dessen Teildisziplin das Claim Management ist.

Schuld und Sühne?

Dieses Steuern von Parametern bedeutet konkret, Einfluss auf die Wege der Zielerreichung zu nehmen. Einfluss kann aber nur genommen werden, wenn die zu steuernden Größen auch beeinflussbar sind. Ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über die Durchführung eines Projektes definiert ein rechtliches Schuldverhältnis ("Die vereinbarte Leistung zum vereinbarten Zeitpunkt gegen die vereinbarte Leistung zum vereinbarten Zeitpunkt"), welches ohne Zustimmung der anderen Vertragspartei nicht ohne weiteres abänderbar ist

Die Realität im Projektverlauf, all ihr Unbill und dessen Konsequenzen wirken auf das wechselseitige Schuldverhältnis der Vertragsparteien zueinander im Projekt ein. Was ursprünglich als Ziel zwischen den Parteien vereinbart war, muss im Projekt nach aufgetretenen Störungen jetzt unter erschwerten Bedingungen erreicht werden. Somit wird klar, dass die Vertragsparteien sich zwangsläufig über die "Schuldfrage", sprich über die Zuordnung von Verantwortungen für Abweichungen und Störungen im Projektverlauf zu einer Vertragspartei vereinbaren müssen, um die neuen Rahmenbedingungen im Projekt im wechselseitigen Schuldverhältnis zu berücksichtigen.

So ergibt sich das Gesamtbild, dass die Konsequenzen von Ablaufstörungen, Abweichungen und Änderungen im Projektverlauf zwei Arten von Maßnahmen bei den am Projekt unmittelbar beteiligten Vertragsparteien erfordern:

1. Die Minimierung/ Beseitigung der Konsequenzen für das Projekt der ursächlich aufgetretenen Leistungsstörungen, Abweichungen und Änderungen ("partnerschaftliche Lösung von Problemen").
2. Die Zuordnung der Verantwortung für die ursächlich aufgetretenen Leistungsstörungen, Abweichungen und Änderungen im Projekt zu einer Vertragspartei ("Schuldfrage") auf Grundlage des Projektvertrages/ der anwendbaren Rechtsordnung.

Nachforderung, Nachtrag oder Anspruch ("Claim")?

Im deutschen Sprachgebrauch wird der englische Begriff Claim Management synonym gesetzt mit "Nachforderungsmanagement" oder "Nachtragsmanagement". Vielleicht fälschlicherweise? Wir werfen einen, zugegebenermaßen etwas erbsenzählerischen, Blick auf beide deutschen Synonyme:

• Begriff "Nachforderungsmanagement": Eine Vertragspartei tritt zu einem später als dem Projektstart liegenden Zeitpunkt an die andere Vertragspartei heran und fordert von dieser etwas, was mutmaßlich außerhalb des vor Projektstart zwischen den Vertragsparteien vereinbarten wechselseitig geschuldeten Leistungssolls liegt ("Geld" und/ oder "Bauzeit"). Warum, sprich wegen welcher Ursache und mit welchem Recht ("Anspruchsgrundlage") eine Vertragspartei von der anderen Vertragspartei etwas nachfordert, bleibt beim Begriff "Nachforderungsmanagement nebulös.
• Begriff "Nachtragsmanagement": Beide Vertragsparteien haben einen Vertrag über die Durchführung eines Projektes geschlossen und ändern die Bedingungen des Projektvertrages nachträglich zu einem Zeitpunkt später als dem des Eintretens der Rechtswirksamkeit des Projektvertrages. Dieser Nachtrag ist also ein Zusatz zum ursprünglichen Projektvertrag. Warum dieser Nachtrag zwischen den Vertragsparteien vereinbart wurde, bleibt beim Begriff "Nachtragsmanagement" unklar.
• Begriff "Claim Management": Dieser Begriff in deutscher Sprache etwa "Anspruchsbehandlung" bedeutend, ist eigentlich sprachlich am nächsten dran, an dem um was es geht, nämlich um die Behandlung von Forderungen auf der Basis von Rechten (vermutet oder eindeutig) von einer Vertragspartei an die andere Vertragspartei. Aus welchen Umständen diese Ansprüche erwachsen und worauf sie beruhen, bleibt ebenso unklar wie bei den Synonymen "Nachforderungsmanagement" und "Nachtragsmanagement".

Wenn man es genau nimmt.

Guter Rat für eine präzisere Definition, als die bislang von der DIN verwandte, des Begriffes "Nachforderungsmanagement" ist also nicht nur teuer, sondern schlichtweg nicht vorhanden. Aufgrund obenstehender "Erbsenzählereien" sollte unserer Meinung nach besser auf die Verwendung der Begriffe "Nachforderungsmanagement" und "Nachtragsmanagement" verzichtet werden. Stattdessen scheint "Claim Management" für den Alltagsgebrauch am besten geeignet zu sein, da es: