Die Ablauforganisation des Contract & Claim Managements (Teil 2)

Störungen, Abweichungen und Änderungen sachgerecht behandeln – Die Abwicklungs-Phase im Projekt.

 

16.06.2016. Unser am 12.05.2016 erschienene Fachartikel „Die Ablauforganisation des Contract & Claim Managements (Teil 1)“ beschrieb die organisatorischen Instrumente, welche während der Projektanbahnung notwendig sind, um Risikopotentiale und die erwartete Komplexität der Projektabwicklung im künftigen Projekt zu beurteilen. Ferner handelte unser Fachartikel von der Notwendigkeit, die Vertragsverhandlungen für das künftige Projekt im Team vorzubereiten sowie von der Ausgestaltung des Informationstransfers von der Tender-Phase zur Abwicklungs-Phase (Engineering- & Fertigungs-/Baustellen-Phase) eines Projektes nach Auftragserhalt. Der vorliegende Teil 2 zu unserem vorherigen Fachartikel geht darauf ein, welche Instrumente der Ablauforganisation des Contract & Claim Managements während der Abwicklungs-Phase eines Projektes benötigt werden.


1. Die Auftragsklassifizierung – Die Weichen für das Contract & Claim Management nachvollziehbar und richtig stellen

 

Während der Tender-Phase des Projektes wurde im Rahmen der Angebotsklassifizierung anhand einer klaren Metrik festgelegt, welche Abwicklungskomplexität für das künftige Projekt erwartet wird. Das Ergebnis hieraus war eine Einordnung in eine Risikoklasse (z.B. A, B oder C; „A“ = Turnkey-Auftrag, „C“ = reines Komponentengeschäft). Diese Risikobeurteilung war notwendig, um den Einsatz von Ressourcen und Methoden des Contract & Claim Managements effizient skalieren zu können. Gegebenenfalls wurde diese Angebotsklassifizierung mehrmals während des Zeitraums der Angebotserstellung wiederholt, um neuen Erkenntnissen über das künftige Projekt gerecht zu werden. Gleiches gilt für die Abwicklungs-Phase. An der Auftragsklassifizierung nehmen die Projektleitung (technisch/kaufmännisch) und ein Vertreter des Contract & Claim Managements teil. Die Auftragsklassifizierung wird nötigenfalls (immer dann, wenn sich Abwicklungsbedingungen wesentlich verändert haben) im Projektverlauf wiederholt. Sie ist bestimmend für die Skalierung der Vorgehensweisen und der Organisation des Contract & Claim Managements während der Abwicklungs-Phase.

 

2. Das Claim-Fact-Review - Konsequenzen aus gestörten und geänderten Bauabläufen zeitnah beurteilen

 

Von Beginn eines Projektes an ist es notwendig, lückenlos und auf der Basis von Fakten Ablaufstörungen, Abweichungen und Änderungen zeitnah zu erfassen und zu dokumentieren. Diese Erfassung und Dokumentation ist eine Aufgabe aller am Projekt beteiligten Personen (siehe hierzu unseren Fachartikel „Claim & Contract Management als Teamaufgaben“ im Branchenmagazin „Chemietechnik“). Wurde diese Erfassung und Dokumentation erfolgreich im Team umgesetzt, müssen zeitnah deren Konsequenzen beurteilt und geeignet dokumentiert werden. Ergebnis hierbei sollte sein, dass eine Entscheidung darüber getroffen wird, ob die aus einem Ereignis resultierenden eigenen Claims beim Vertragspartner geltend gemacht werden sollen. Die diesbezügliche Entscheidung hängt maßgeblich von folgenden Faktoren ab:

 

  • Wie lautet die für die jeweilige vertragliche Schnittstelle gewählte Claim-Management-Strategie?
  • Ist die Ablaufstörung/Änderung/Abweichung prüfbar dokumentiert?
  • Besteht für die Konsequenzen der Ablaufstörung/Änderung/Abweichung ein vertraglich klarer Anspruch auf Kompensation?
  • Gibt es strategische Gründe dafür, vom Vertragspartner keine Kompensation zu verlangen?

Ähnliche Erwägungen sind notwendig, wenn im eigenen Unternehmen vom jeweiligen Vertragspartner eingehende Forderungen nach Kompensation von Ablaufstörungen/Änderungen/Abweichungen vorliegen. Diese sind ebenso, analog zu obenstehender Vorgehensweise,  zu beurteilen wie die eigenen Forderungen an den Vertragspartner. In die Ablauforganisation des Claim & Contract Managements lassen sich diese Aufgaben integrieren, indem ein regelmäßiges Meeting „Claim-Fact-Review“ (am besten auf monatlicher Basis) aus Projektleitung (technisch/kaufmännisch) und Claim Management stattfindet. Die Eingangsinformation für dieses Claim-Fact-Review ist eine tabellarische Darstellung, innerhalb derer folgende Informationen dargestellt sind:

 

  • Fortlaufende Identifikationsnummer des Vorgangs (Ablaufstörung/Abweichung/Änderung)
  • Benennung der Anspruchsgrundlage (vertraglich/gesetzlich)
  • Bewertung der Anwendbarkeit der Anspruchsgrundlage (Wie plausibel ist die Anspruchsgrundlage?)
  • Auflistung der vorhanden Dokumentation/Korrespondenz zur Ablaufstörung/Abweichung/Änderung (Ggf. mit namentlicher Erteilung der Aufgabe an ein Teammitglied, die notwendige Dokumentation/Korrespondenz anzufertigen/zu recherchieren.)
  • Entscheidung darüber, ob die Kompensation für das jeweilige Ereignis beim Vertragspartner in Form eines Claims geltend gemacht werden soll.

 

Die gleiche Vorgehensweise gilt sinngemäß für eingehende Forderungen von Vertragspartnern. Die Ergebnisse dieses Claim-Fact-Reviews sind wesentlicher Input für das folgende Instrument der Ablauforganisation des Contract & Claim Managements im Unternehmen. 

 

3. Das Clarification-Meeting – Einigung erzielen und Partnerschaft beibehalten

 

Klären die Vertragsparteien die wechselseitigen Ansprüche auf Kompensation von  Ablaufstörungen/Änderungen/Abweichungen erst zum Ende des Abwicklungszeitraumes eines Projektes, so besteht die Gefahr für die jeweils andere Vertragspartei, dass diese von den Kompensationsforderungen der anderen Partei „überrascht“ ist und sich Forderungen nicht oder nicht zeitnah klären lassen. Ein zeitnaher „Claim-Redaktionsschluss“ muss her (der idealerweise auch vertraglich verankert werden muss). Solch ein Redaktionsschluss kann beispielsweise das monatlich stattfindende Clarification-Meeting sein, in dessen Rahmen die Vertragsparteien die wechselseitig bestehenden Forderungen besprechen und eine Einigung erzielen. Basis hierfür sind die Ergebnisse des vorangegangenen (internen) Claim-Fact-Reviews. Idealerweise ist der Output des Clarification-Meetings eine erteilte Variation Order, welche die Einigung über die wechselseitigen Kompensationsforderungen der Parteien zum Vertragsbestandteil werden lässt.

 

4. Auftragsrisiko-Check – Dynamik und Komplexität im Projekt methodisch bewerten

 

Ähnlich wie schon bei der Tender-Phase sollte auch während der Abwicklungs-Phase das Risiko-Portfolio eines Projektes in geeigneten regelmäßigen Zeiträumen überprüft werden. Welche Zeiträume dies sind, darüber entscheidet die Auftragsklassifizierung, wie unter Punkt 1 dargestellt. Zielsetzung des Auftragsrisiko-Checks ist es, das Projektteam dafür zu sensibilisieren, welche fachbereichsübergreifenden Gefahren im Projekt drohen und welche Gefahren - auch aus anderen Fachbereichen als dem eigenen - mit dem eigenen Arbeitsgebiet wechselwirken können. Ist das Projektteam, bestehend aus Projektleitung (technisch/kaufmännisch), Vertretern der technischen Fachbereichen und dem Contract & Claim Manager, sensibilisiert für diese Gefahren, so ist es in der Lage, Abwehrmaßnahmen und deren Verantwortliche festzulegen. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird spätestens im folgenden Auftragsrisiko-Check wieder beurteilt. Risiken („Gefahren“) und diesbezügliche Abwehrmaßnahmen bestimmen die Abwicklungsstrategie für das Projekt, jedoch stets innerhalb des Leitbildes des Contract & Claim Managements für das eigene Unternehmen.

 

Fazit: 

 

Auf den ersten Blick erscheinen die Instrumente der Ablauforganisation des Contract & Claim Managements als zeitaufwendig. Ruft man sich jedoch in Erinnerung, wie zeitaufwendig Krisenmeetings sind, wenn mal etwas schiefgegangen ist, so wird schnell klar, dass strukturiertes Vorgehen im Contract & Claim Management (und im Projektmanagement sowieso) wesentlich ist, auch für unter kaufmännischen Gesichtspunkten erfolgreiche Projekte. Dies nicht zuletzt auch, weil die Anwendung dieser Instrumente dem jeweiligen Vertragspartner Verlässlichkeit signalisiert, die dazu beiträgt, eine Atmosphäre der Partnerschaftlichkeit aufrecht zu erhalten.

 

(Autor: Jürgen Hahn)

 

 

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