INDUSTRIEFOKUS 2026: Contract & Claim Management

Am 09. und 10.09.2026 war es mal wieder soweit. Die alljährliche Fachtagung INDUSTRIEFOKUS 2026: Contract & Claim Management fand statt. Diesmal in Köln, im schönen Hotel Radisson Blue (Messe/ Deutz). Das diesjährige Tagungsmotto lautete "Contract & Claim Management - Vielfalt im Projektalltag". Und so beleuchteten die sechs Fachvorträge der insgesamt sieben Vortragsreferenten (ein Partnervortrag war mit dabei)  unterschiedlichste Aspekte des Themas "Contract & Claim Management". Beginnend mit der Registrierung der Tagungsgäste und deren anschließender Begrüßung am späten Nachmittag des 09.09.2026 durch die Geschäftsleitung des Veranstalters der Tagung, der 1155PM consultants GmbH ging es gleich in medias res. Der erste Vortrag, durch Herrn Peter Simoneit von der 1155PM consultants GmbH widmete sich dem Thema "Integrierte Projektabwicklung". Der exakte Titel seines exzellenten Fachvortrags lautetet: „IPA in Industrieprojekten: Braucht es noch Claims – oder ein neues Contract Management?“. Dieser Vortrag gab einen guten Vorgeschmack auf die Vorträge des folgenden Tages und war für den einen oder anderen Tagungsgast die Initialzündung dafür während der Abendveranstaltung das Gespräch zu anderen anwesenden Branchenkollegen zu suchen.

Die Abendveranstaltung fand im Restaurant "Pronto" des Hotels Radisson Blu Köln (Messe/ Deutz) mit ausgewählten Speisen und Getränken im ausschließlich für die Tagungsgäste reserviertem Rahmen statt. Musikalisch untermalt wurde das Event an diesem Abend von der Jazz-Band "Indigo", die mit dezenten Bossa-Nova-Rhythmen und Jazz-Standards eine angenehme Atmosphäre schufen.

Herr Simoneit begann seinen Vortrag mit einem humorigen Vergleich: "IPA. Ein Kürzel zwei Welten". Auf der einen Seite des Vergleiches steht das englische klassische obergärige Bier Pale Ale übersteht die Seereise nach Indien im 18. Jahrhundert nicht. Aus Anpassungsdruck entsteht eine neue Kategorie "India Pale Ale". Anderes Thema, identische Abkürzung. 21. Jahrhundert. Der Klassische Bauvertrag bewältigt die Komplexität moderner Bauprojekte nicht mehr. Aus Anpassungsdruck entsteht eine neue Kategorie: "Integrierte Projektabwicklung".

Peter Simoneit führte die Tagungsgäste in die Kernelemente des Themas ein. Herzstück der IPA ist das dreistufige Vergütungssystem:

1. Vergütungsstufe 1: Ist-Kosten, transparent erstattet auf Open-Book-Basis.
2. Vergütungsstufe 2: AGK und Basisgewinn als feste Zuschläge.
3. Vergütungsstufe 3: Bonus-Malus, variabel: Anreiz aus Zielerreichung, begrenzt auf den ins Risiko gestellten Anteil.

Frau Dr. Ulrike Wesche von der Kanzlei Hoffmann Liebs Partnerschaft von Rechtsanwälten, dort als Partnerin und Rechtsanwältin tätig, eröffnete am Morgen des 10.09.2026 die Tagung mit einem Vortrag zum Themenkomplex "Vom Zahlungsplan zum Machtinstrument: Cashflow, Recht und Projektsteuerung im Anlagenbau". Frau Dr. Wesche stellte in Ihrem Vortrag die These auf, dass Zahlungsmeilensteine kein "Laissez Faire"-Thema sind, sondern zentrales Instrument für Cashflow, Macht und Projektsteuerung, denn wer über den Zahlungsplan verhandelt, entscheidet über:

• Vorfinanzierung & Liquidität des Auftragnehmers,
• Verhandlungsmacht in Störungssituationen (Mängel, Verzögerung, Nachträge),
• Hebel bei Zahlungsverzug (Stop-Work, Kündigung).

Das Ziel sollte es sein lt. Frau Dr. Wesche sein. den "harmlosen" Zahlungsplan zum bewussten Steuerungsinstrument im Anlagenbau auszugestalten.

Nachdem Frau Dr. Wesche dem Auditorium noch einen kurzen Abriß rechtlicher Aspekte gegegeben hatte, widmete sie sich dem Thema "Vorläufigkeit und Abrechnung" wie folgt:

• Abschlagszahlungen sind nur vorläufige Zahlungen/ Anzahlungen auf den Gesamtwerklohn.
• In der Schlußrechnung befinden sich lediglich Rechnungsposten, diese werden mit der Gesamtvergütung verrechnet.
• Es besteht kein eigenständiger endgültiger Anspruch; Über- oder Unterzahlungen werden im Rahmen der Schlussabrechnung korrigiert.

Nach weiteren interessanten Ausführungen zu den Tücken eines "harmlosen" Zahlungsplanes fokussierte sich Frau Dr. Wesche auf das Thema "Abschlagszahlungen als bewusstes Druckmittel". Hierzu regte sie an:

• Die Gestaltung von Meilensteinen stets entlang klarer Leistungsstände (Engineering-Pakete, FAT/ SAT, Inbetriebnahme-Etappen) vorzunehmen.
• Eine Kombination von Leistung und Zeit vorzunehmen (z.B. längere Projektphasen in mehrere Abschläge aufzuteilen).
• Mechanismen in den Projektvertrag einzubauen, wie z.B. dass unstrittige Beträge zahlbar sind; strittige Teile aber einem Einbehalt oder Sicherheiten unterliegen sollten.
• Die Abwägung hierbei sollte sein, genügend Druck aufzubauen, um Vertragstreue zu sichern, aber das Projekt nicht durch zu "harte" Zahlungsstopps zu gefährden.

Anschließend ging die Vortragsreferentin noch auf die Merkmale von ungünstigen Meilensteinen in Störungssituationen ein und konkretisierte diese.

Nach weiteren Ausführungen gab Frau Dr. Wesche unseren Tagungsgästen noch folgende Checkliste mit auf den Weg:

Herr Dr. Marec Béla Steffens ist als Senior Contract & Claim Manager in einem Unternehmen des industriellen Projektgeschäfts tätig und bereicherte unsere diesjährige Tagung mit dem Vortrag "Sind Sie Maulwurf oder Fuchs? Vom Arbeiten in heterogenen Teams". So wenig sich der Vortragstitel zunächst noch als passend zum Thema "Contract & Claim Management" anhört, so sehr gab Herr Dr. Steffens den Tagungsgästen doch im Anschluß einen Eindruck davon, wie wichtig die Wahl der Mitglieder einer Contract-und-Claim-Management-Organisation ist. 

Herr Dr. Steffens begann seinen Vortrag recht allgemein mit einigen Aussagen, die jeder schon einmal gehört hat:

• Im Beruf halten wir uns gern an „Gleich und gleich gesellt sich gern.“
• Wir suchen instinktiv nach Leuten, die ähnlich ticken wie wir.
• Mit denen ist die Zusammenarbeit so viel einfacher.

Und weiter, bezogen auf die Bildung von Teams, nicht nur in Organisationen:

 Vorgesetzte suchen Mitarbeiter, die zu ihnen und zueinander passen.

• Ein homogenes Team erzielt schnell sichtbare Ergebnisse.
• Ein homogenes Team kann ohne Grundsatzdebatten gleich loslegen.
• Es hat das gleiche Verständnis von grundlegenden Dingen. Alle kommen pünktlich - oder alle c.t., 
• Schweigen bedeutet für alle Zustimmung - oder für alle skeptisches Desinteresse ..

Ein homogenes Team erzielt schnell sichtbare Ergebnisse.

Ein heterogenes Team tut sich hingegen oft schwer:

• So kann man das doch nicht machen.
• Wer so etwas tut, den kann man nicht ernst nehmen.
• Wozu brauchen die das?
• Wieso sind die schon wieder beleidigt?
• Warum beleidigen die mich schon wieder?
• Die verstehen einfach nicht, worum es geht!

Ein homogenes Team gibt sich leicht zufrieden:

• Wir haben getan, was wir konnten.
• Mehr geht nicht, oder nur mit sehr viel mehr Geld und Personal.
• Eigentlich kommt nicht mehr viel dabei heraus, aber wir machen weiter. 
• Die Chefs wollen es so, und wir haben so eine gute Team-Atmosphäre.

Fazit: Heterogenität im Contract & Claim Management ist geradezu zwangsläufig:

• Ingenieure, Kaufleute, Juristen: Es müssen sich verschiedene Disziplinen zusammentun, um gute Claims zu schreiben bzw. um Claims erfolgreich abzuwehren.
• Jede Disziplin hat ihre eigene Fachsprache, ihre Denkweise, ihre Vorlieben und Abneigungen.
• Und jede Disziplin hat eine natürliche Neigung, sich gegen die Uneingeweihten abzuschotten.
• Sie leben davon. Sonst könnte das ja jeder machen.

Im Contract & Claim Management haben wir die Nachteile der Heterogenität immer – ob wir wollen oder nicht.

Die Vorteile gibt es nur, wenn wir uns aktiv darum kümmern!

Bereits seit 2002 ist Dr. von Groote Geschäftsführer der „Team Psychologie & Sicherheit GmbH & Co. KG Düsseldorf“. Dort berät er DAX-30-Unternehmen sowie große mittelständische Unternehmen zu Fragestellungen rund um den Umgang mit besonderen Situationen, kriminellen Angriffen und dem professionellen Krisenmanagement.

Von 1995 bis 2004 war Dr. von Groote als Polizeipsychologe bei der Polizei Nordrhein-Westfalen tätig. Seine Arbeitsschwerpunkte lagen in der Einsatzpsychologie sowie in der Aus- und Fortbildung von Kriminalbeamtinnen und -beamten in den Bereichen Vernehmungs- und Verhandlungstechniken, Verhandlungsführung und verdeckte Ermittlungen.

Sein Werdegang hört sich erst einmal nicht so an, als könnte Herr Dr. von Groote nicht viel zum Thema "Contract & Claim Management" beitragen. Doch verhandeln wir nicht alle? Im Alltagsleben, im Berufsleben und besonders im industriellen Projektgeschäft. Und dies war für uns der Grund Herrn Dr. von Groote als Vortragsreferenten zum Thema "„Kritische Verhandlungssituationen. Vermeidung von unnötigen Schärfen und strategische Verhandlungskommunikation“ einzuladen.

Eingangs stellte Herr Dr. von Groote stellte folgende These auf: Kommunikation überträgt nicht nur Informationen – sie erzeugt Wirklichkeit." Die Kommunikation steuert Wahrnehmung. Und weiter:

Zwei Claim Manager, derselbe Sachverhalt, dieselben Nachweise – und ein völlig unterschiedliches Verhandlungsergebnis. Der Unterschied liegt nicht im Anspruch. Er liegt darin, wie er kommuniziert wird.

Warum scheitern gut dokumentierte Nachtragsforderungen trotz belastbarer Fakten?

Herr Wolfgang Rathke ist Contract & Claims Management Executive mit mehr als 20 Jahren internationaler Erfahrung im Aufbau, der Führung und Weiterentwicklung von Contract- und Commercial-Management-Organisationen in multinationalen Konzernen wie Siemens Logistics (Vanderlande) und ENGIE. Er ist im industriellen Projektgeschäft anerkannter Experte für FIDIC-, EPC- und Infrastrukturprojekte mit Projektvolumina von über EUR 2 Mrd.  Er verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Entwicklung und Durchsetzung komplexer Claim- und Verhandlungsstrategien sowie der Beratung von Vorständen und Top-Management in kommerziellen Risiko- und Anspruchsangelegenheiten.

In seinem Vortrag zum Thema "Software-gestützte Eventerfassung in Multiprojektorganisationen und globales Claim Reporting" berichtet Herr Rathke über seine Erfahrung und das Vorgehen seines Arbeitgebers bei der Einführung und dem Betrieb der Claim-Management-Software "pirs:claim" des Mannheimer Software-Herstellers SOBIS Software GmbH.

Die Software "pirs:claim" ist ein cloud-basiertes Tool zur Erfassung, Registierung, Bewertung und Kategorisierung von Ereignissen im Projektverlauf. Es dient u.a zur Überwachung dem Management von Changes und Claims, die im Projektverlauf entstehen. Diese Ereignisse können vielfältig sein. So z.B. sind Design Changes, Instructions des Auftraggebers, Verzüge, etc. als solche anzusehen.

Herr Rathke stellte im Rahmen seines Vortrages die Software anhand von Screenshots dar und verschaffte damit den Tagungsgästen einen guten Eindruck von den Möglichkeiten des Software-Systems.

Als letzten Vortrag der Tagung betraten die Herren Sascha Ansehl und Igor Zarva, beide Mitarbeiter der PwC Legal mit dem Thema „Worst of Highlights" - schiefe Claims aus der Contract-Claim-Management-Praxis” das Podium. Herr Ansehl in seiner Funktion als "Head of Contract and Claim Management Germany", Herr Zarva als "Head of Construction Law". Beide Experten sind ausgebildete Rechtsanwälte.

Die Herren Ansehl und Zarva stellten eine Analyse von 4 ausgewählten Bauprojekten vor, bei denen so einige schief ging. Diese vorgestellten Projekte mit ihren Hauptschwierigkeiten waren:

1. BER – Änderungen & Planungschaos
2. Bühnen Köln – Kündigung & Regress
3. Stuttgart 21 – Claim ohne Anspruchsgrundlage
4. Offshore/HVDC – Übertragung der Claim-Logik

Zu Beginn des Vortrages wurde die Frage gestellt "Wie entstehen „Worst of Claims“? und auch gleich von den Vortragenden beantwortet. Im Detail:

1. Trigger (unklare Planung, Änderungen/ Schnittstellen)
2. Vertraglicher Mechanismus (Leistungsbeschreibung/ Bausoll, Risikozuordnung, Änderungsregime)
3. Claim-Entwicklung (Nachträge/ Behinderungen, Verzögerungen, Mehrkostenforderungen)
4. Rechtliche Eskalation (Kündigung/ Streitverfahren, Vertragsauslegung, Gerichtsentscheidungen)

Herr Ansehl und Herr Zarva gingen dann im weiteren Vortragsverlauf auf die wesentlichen Ursachen der Probleme im Projekt und deren detaillierten Merkmale ein.

Zum Abschluß des Vortrages gaben die Herren den Tagungsgästen folgende "Executive Takeaways CCM" mit auf den Weg:

1. Vertragsdesign (Bausoll abschließend definieren, funktionale Ausschreibung nur mit klaren Leistungsgrenzen, belastbare Risikozuordnung)
2. Änderungsmanagement (Strikte Baseline und Change-Prozess)
3. Governance (Klare Integrationsverantwortung, aktive Schnittstellensteuerung)
4. Claim-Prävention (Frühzeitige Dokumentation, laufendes Claim-Tracking, kein "reagierendes" Claim Management)
5. Vertragsklauseln (Mehrkostenmechaniken explizit und durchsetzbar regeln, keine bloßen "Sprechklauseln" bei Milliardenprojekten.

Damit endete der Vortragsteil des diesjähringen "INDUSTRIEFOKUS: Contract & Claim Management".

Zum Abschluß der Veranstaltung bedankte sich der Geschäftsführende Gesellschafter der 1155PM consultants GmbH, Herr Jürgen Hahn bei den Tagungsgästen für deren Interesse und Diskussionsfreudigkeit sowie bei den Vortragsreferenten und nicht zuletzt beim internen Team der 1155PM consultants GmbH und dessen Projektleiterin, Frau Christina Högy.

Hiermit einhergehend kommentierte Herr Hahn mit einem seiner Mitarbeiter das im Bild gezeigte Stimmungsbild der Tagungsgäste zu den Vortragsthemen.