INDUSTRIEFOKUS 2023: Contract & Claim Management

Zum 5. Mal führte unser Unternehmen die Fachtagung "INDUSTRIEFOKUS: Contract und Claim Management" am 06. und 07.09.2023 durch. Tagungsort war erneut auf vielfachen Teilnehmerwunsch das AMERON Berlin ABION Spreebogen Waterside Hotel in Berlin. Schon früh zeigte sich für unsere Tagungsprojektleiterin, Frau Christina Högy, dass die Veranstaltung, wie auch in den Vorjahren, ausgebucht sein wird. Zweiundachtzig am Themenkomplex des  Contract & Claim Managements interessierte Experten aus dem industriellen Projektgeschäft waren der Einladung unseres Unternehmens zur diesjährigen Tagung gefolgt. Wie jedes Jahr stand der diesjährige INDUSTRIEFOKUS 2023: Contract & Claim Management auch wieder unter einem Themenmotto. Dieses lautete: "Claim Management. Mit Methode und Struktur zum Erfolg".

Herr Ralf Budde, Geschäftsführer der Contract Tools GmbH, eröffnte die zweitägige Vortragsreihe im Rahmen der diesjährigen Fachtagung "INDUSTRIEFOKUS 2023: Contract & Claim Management" mit einem Vortrag zum Thema "Entwicklung von Claim-Management-Strategien". Nach einem einleitenden Teil über Strategien und Strategiekollisionen, in dem er skizzierte warum strategisches Vorgehen im Claim Management sinnvoll ist und einem Überblick darüber, welche Faktoren die Strategie eines Claims beeinflussen, führte Herr Ralf Budde aus, wie strategisches Claim Management in einer Unternehmensorganisation aussehen kann. Gefolgt von einer Erläuterung, wie sich methodisch eine Claim-Strategie entwickeln lässt, schloss der Vortragsreferent seine Darlegungen mit einem Einblick in Claim-Strategien in der Praxis.

Wie jedes Jahr, freuten sich unsere Tagungsgäste auch an diesem warmen Sommertag auf unser Get-together "Beefing-up your Claims Management"; der Abendveranstaltung bei hervorragendem Barbecue, untermalt von dezenter Live-Jazz-Musik der Band "Jazz Royal". Viele der Tagungsgäste kannten sich schon von den vergangenen Veranstaltungen unseres Unternehmens und konnten so alte Bande wieder aufleben lassen oder neue Kontakte knüpfen. Wir sind stolz darauf, dass nahezu 50% der Tagungsteilnehmer "Wiederholungstäter" sind, aber auch darauf, dass unser Tagungsformat das Potential hat, immer wieder neue an den Themen Contract & Claim Management Interessierte anzuziehen. So trägt unsere alljährliche Fachtagung dazu bei, dass sich ein branchenübergreifendes Netzwerk von Profis im industriellen Projektgeschäft bildet und sich über die Jahre trägt und dichter wird. Bei perfektem Spätsommerwetter entspann sich so manch spannendes Gespräch über gemeinsame Vorstellungen im Themengebiet Contract & Claim Management, aber auch kontroverse Auffassungen kamen nicht zu kurz. Eben dieser Meingungs- und Erfahrungsvielfalt der Tagungsgäste möchten wir mit unserem Tagungsformat des INDUSTRIEFOKUS einen Rahmen geben.

Aus diesem Grund ist unser Tagungsformat so wie es ist. Eine Kombination aus hochwertigen Tagungsinhalten und genügend Raum und Zeit zum Austausch über in den Vorträgen Gehörtes und im eigenen Berufsleben Erfahrenes.

Nach seinen einleitenden Worten zur diesjährigen Fachtagung vom Nachmittag des Vortages, begrüßte der Geschäftsführende Gesellschafter und Mitgründer der 1155PM consultants GmbH, Herr Jürgen Hahn, am Morgen des 07.09.2023 die Tagungsgäste nunmehr formell und stellte die Agenda des heutigen Tages vor. "Claim Manaegement. Mit Methode und Struktur zum Erfolg" so lautete der Themenschwerpunkt des INDUSTRIEFOKUS 2023. Herr Hahn gab aus seiner Sicht eine Kurzdarstellung warum inutuitiv und situativ getriebenes Vorgehen im Claim Management schädlich ist für den Projekterfolg und hob hervor, dass es beim Claim Management nicht um aggressive Verbesserung von kaufmännischen Projektergebnissen ginge, sondern um die Sicherstellung der Einhaltung von vertraglichen Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer eines Projektes, bei gleichzeitiger Stabilisierung der Beziehungen der Vertragspartner untereinander. Noch in der Stimmung des kommunikativen Networking-Abends vom Vortag sahen die Tagungsgäste dem ersten Fachvortag entgegen.

Zum Auftakt der Vortragsreihe am 07.09.2023 stellte Herr Daniel Wiese von der IWTI Gmbh ein Thema vor, welches wohl die allermeisten der Auftragnehmer von industriellen Projekten beschäftigt: "Der Bauzeitverlängerungs-Claim". Ein Thema, welches vermeintlich einfach, in der Praxis jedoch oftmals knifflig ist, wenn es daran geht, den eigenen Bauzeitverlängerungsanspruch aufgrund einer fremdverantworteten Ablaufstörung im Projekt plausibel und rechtssicher zu quantifizieren. Beginnend mit den Grundlagen einer Bauzeitverlängerung und deren möglichen ursächlichen Störungen des Bauablaufs spann Daniel Wiese seinen Vortragsbogen über die Anspruchsgrundlagen für einen Verlängerungsanspruch gemäß VOB/B hin zu den Inhalten einer diesbezüglichen notwendigen Behinderungsanzeige.

Aufsetzend auf den zuvor detailliert von ihm geschilderten Grundlagen gab Daniel Wiese eine Einführung in die Rechtsgründe eines Bauzeitverlängerungs-Claims, um hiernach die Bauablaufbezogene Anspruchsdarlegung zu erläutern. Die Analyse des Sachverhaltes, Bewertung des Anspruchs und die Feststellung der Terminfolgen, einschließlich der sukzessiven Störungsmodifikation rundeten diesen Vortragsteil ab. Hierbei ergänzte Daniel Wiese noch die Grundsätze bei der Ermittlung der Kostenfolgen.

Seinen Vortrag schloss er mit Best-Practises zur Gliederung eines Claim-Anmelde-Dokumentes zur Anmeldung und Substantiierung von Bauzeitverlängerungsansprüchen.

Den zweiten Vortrag an diesem Tag hielt Herr Dr. Adrian Müller-Helle von der Kanzlei Wegnerpartner Wegner & Partner mbB. Sein Vortragsthema lautete: "Lessons Learned – Praxiserfahrungen aus der Anwendung von FIDIC Verträgen durch deutsche Unternehmen". Nach einleitenden Worten über die internationale Vereinigung Beratender Ingenieure ("FIDIC") berichtete Herr Dr. Müller-Helle, dass FIDIC-Vertragsmuster bei deutschen Unternehmen auf Auftraggeberseite überwiegend bei Energieerzeugern hinsichtlich Kraftwerksbauten und Energieinfrastruktur zum Einsatz kommen. Auf der Auftragnehmerseite deutscher Unternehmen gelangen die FIDIC-Vertragsmuster hingegen meist bei Projekten im Ausland zur Anwendung, hier insbesondere auf dem Afrikanischen Kontinent, Asien, in Osteuropa, den Baltischen Staaten und der Türkei.

Ferner zeigte Herr Dr. Müller-Helle auf, welches der FIDIC-Bücher für welche Projektart geeignet und wie die Risikoverteilung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber jeweils ist.

Anhand schematischer Darstellungen beschrieb er, was die typischen Probleme mit FIDIC-Vertragsmustern sind, denen sich die Vertragsparteien oft stellen müssen, z.B. hinsichtlich des FIDIC-typischen institutionellen Engineers:

• Brauchen wir ein DAAB?
• Erforderliches Korrektiv zu Engineer
• Vermeidung Prozesse / Blockaden
• Standing DAAB ist Standard seit 2017
• Baustellenbesichtigungen / Konfliktvermeidung
• Schnelle Entscheidungen (84 Tage)
• Keine Verzögerung durch Besetzung
• Implementierung von Entscheidungen
• Kommunikation im Projekt

Aufsetzend auf dem zuvor gehörten Vortrag von Herrn Dr. Müller Helle stellte Herr Dr. Hök eingangs zu seinem Vortrag dem Auditorium provokante Thesen vor, welche das Verhältnis zwischen Vertragsparteien im Rahmen der Projektabwicklung bewegen können:

• Vertrauen vs. Misstrauen
• Befolgung vs.Übereinstimmung
• Ängste vs. Rationalität
• Kulturelle Diversität:
• “Schande Kultur” vs.“Sünde” Kultur

Hiernach stellte er die -sicherlich- rhetorische Frage, warum sich Teams auf einer Baustelle gut oder schlecht im Sinne des Vertrages verhalten? Soll man sich an den Vertrag halten oder aus Zeitgründen am Vertrag vorbei Sachverhalte auf dem kleinen Dienstweg regeln? Nach umfangreichen Ausführungen über Struktur und Wesen des FIDIC-DAAB, mittels dessen sich schnell Entscheidungen über zwischen den Vertragsparteien strittige Sachverhalte treffen lassen, stellte der Vortragsrefrent dar, dass Menschen überwiegend an sie von Dritten herangetragene Bitten nachkommen, weil sie selbst als hilfreich angesehen werden wollen; dies schließt jedoch nicht unbedingt ein, dass diese Bitte in Übereinstimmung mit vertraglichem Handeln ist. Herr Dr. Hök führte weiter aus, dass es auf Baustellen gang und gäbe ist, dass Projektteams nicht die Regeln des Projektvertrages anwenden, sondern sich einen eigenen Regelkanon schaffen, der aufgrund ihrer jeweiligen Herkunft, Kultur und sozialen Normen beruht. Das Vertragswerk mit seinen Regeln und Vorschriften erscheint den handelnden Personen oftmals zu fremd.

Als Fazit führte Herr Dr. Hök an. dass auf keinen Fall kulturelle Aspekte der Vertragsparteien ignoriert werden sollten, insbesondere wenn asiatische Vertragspartner, die eine "Schande-Kultur" kennen, auf europäische Vertragsparteien treffen, die eher in einer "Schuld-Kultur" verhaftet sind.

Nach der Mittagspause stellten sich das Präsidium und Mitglieder des Beirats der "Deutsche Gesellschaft für Contract & Claim Management e.V." ("DGCCM") (https://www.dgccm.org") dem Auditorium vor und berichteten den Tagungsgästen von Ihrer Motivation, eine unternehmensübergreifende Organisation zu etablieren, welche es sich zum Ziel gesetzt hat, ein Netzwerk von Experten aufzubauen, zu fördern und zu unterstützen, die ihr Wissen und ihre Erfahrung im Bereich des Contract & Claim Management einbringen, um gemeinsam effiziente Methoden und Standards zu entwickeln, die das Ziel einer konfliktfreien Lösung fördern. Als branchenübergreifender Ansprechpartner für die Industrie und den Anlagenbau will die DGCCM mit ihrer Expertise einen Beitrag für ein regelbasiertes Contract & Claim Management leisten, in welchem die Interessen aller Vertragspartner gewahrt bleiben. Weiteres Ziel ist es, einen Ausbildungsstandard und ein klar definiertes Berufsbild für Contract & Claim Manager branchenübergreifend zu erarbeiten, um Unternehmen auf Auftragnehmer- und Auftraggeberseite die Sicherheit zu geben, anforderungsgerecht Fachpersonal innerhalb dieses Themengebiets einstellen zu können. Der Verein ist steuerlich als gemeinnützig anerkannt. Weitere Persönliche und Firmenmitglieder werden gesucht, die an der inhaltlichen Ausgestaltung der DGCCM e.V. künftig mitarbeiten wollen.

Den ersten inhaltlichen Vortrag an diesem Nachmittag hielt Herr Tom Mückel, Senior Contract & Claim Manager in einem bekannten Maschinenbauunternehmen. Gegenstand seines Vortrages war die "Wechselwirkung von Projektmanagement und Claim Management". Nach einleitenden Worten zu den Key-Principles im Claim Management kam Tom Mückel schnell auf die Anforderungen an ein wirksames Claim Management. So erläuterte er ausführlich die Notwendigkeit eines Contract-Flow-Charts im Projekt, welches er mit dem Zweck erläuterte, es sei die "Auflistung aller kunden- und auftragnehmerseitigen Verbindlichkeiten sowie aller Vertragsansprüche der Parteien entlang eines Zeitstrahls mit den markanten Projektmeilensteinen. Das Projektteam erhält unter Anleitung des Contract - oder Claim Managers einen unmittelbaren Überblick zum Fortschritt und zu möglichen Abweichungen des Projekts."

Im weiteren Verlauf zeigte Herr Tom Mückel verschiedene Beispiele für typische Formen von Aufbau- und Ablauforganisation des Claim Managements in Unternehmen und stellte sich interessierten Fragen der Tagungsgäste, sodass schnell eine kontroverse Diskussion sich entspann.

Letzter Vortragsredner an diesem Tag war Herr Jürgen Hahn, Geschäftsführender Gesellschafter der 1155PM consultants GmbH. Sein Thema war "Die IKARUS-Analyse(©) -eine innovative Methode zur Beurteilung der Machbarkeit von industriellen Größtprojekten". Bei der IKARUS-Risiko-Analyse handelt es sich um eine von der 1155PM consultants GmbH entwickelte Risikomanagement-Methodik, welche darauf verzichtet, Risiken in Größtprojekten in Geldsummen auszudrücken, sondern kennzahlenbasiert, Projektrisiken, welche in der Angebotsphase eines Auftragnehmers von diesem identifiziert werden, der administrativen, organisatorischen, kaufmännischen und kapazitiven Leistungsfähigkeit des eigenen Unternehmens gegenüberzustellen, um so die Machbarkeit eines industriellen Projektes feststellen zu können. Liegt diese im Angebotsteam erarbeitete Gegenüberstellung vor, so werden in einem nächsten Schritt Abwehrmaßnahmen definiert, welche gleichzeitig die Roadmap für vom Auftragnehmer anzustrebende Veränderungen kaufmännischer, technischer und organisatorischer Art im späteren Kundenangebot- und den Angebotsverhandlungen sind.

Während der Mittagspause wurden die Tagungsgäste gebeten, aus Ihrer eigenen Sicht ein Stimmungsbild auf folgende vier Aspekte des Contract & Claim Managements ab zugeben:

• Während der Projektabwicklung halten wir uns stets an die vom Vertrag vorgegebenen Prozeduren und Abläufe.
• Wir definieren initial Claim-Management-Strategien je vertraglicher Schnittstelle im Projekt und überprüfen diese regelmäßig auf Wirksamkeit und passen sie ggfls. an.
• Claim Management ist in unserem Unternehmen integraler und methodischer Bestandteil des Projektmanagements entlang der Projektlaufzeit. 
• Projektterminpläne werden in unserem Unternehmen stets unter Gesichtspunkten der möglichen späteren Geltendmachung von Bauzeitverlängerungsansprüchen erstellt und regelmäßig fortgeschrieben. 

Jeder Tagungsgast bekam vier Klebepunkte und die Gelegenheit sich zu jedem der vorgenannten Aspekte auf einer Skala von -3 ("Ich stimme überhaupt nicht zu" bis +3 ("Ich stimme voll und ganz zu") durch Anhaften des Klebepunktes zu äußern.

Zum Abschluß der Tagung sichteten Jürgen Hahn und Tom Mückel die Ergebnisse und moderierten diese vor dem Publikum. Fazit zu den ersten drei Fragen gab es klare Häufungen von Klebepunkten an den negativen und positiven Polen der Skalen. Nur beim letzten Aspekt zeigte sich, dass die meisten Unternehmen es versäumen Projektterminpläne unter den Gesichtspunkten der späteren Geltendmachung von Bauzeitverlängerungsansprüchen aufsetzen.

Herr Hahn bedankte sich bei allen Gästen für die rege Teilnahme und aktive Mitwirkung swoie für die allgemein gute Stimmung und verabschiedete sich, nicht ohne sich es nehmen zu lassen einen Ausblick auf die nächstjährige Tagung zu geben. Stichwort: "Internationales Contract & Claim Management".

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